Tableau de bord avec Excel 2016 – Boris NORO, Jean-François RIEU et Pierre RIGOLLET

La présentation : Sobre et toujours un peu lourd

La qualité du papier : papier épais.

Le poids de l’ouvrage : un peu lourd ;).

Couleur ou noir et blanc : noir et blanc (comme d’habitude )

Les images : nombreuses monochromes

 Thèmes abordés sont les suivants : 

Le sommaire me plaît bien : organisé, chronologique… Il y a de la matière pour passer un bon moment et pour, évidemment, apprendre beaucoup de choses. Toujours très bien dans les éditions de l’ENI, des fichiers complémentaires à télécharger, utilisés tout au long de l’ouvrage à télécharger <<ICI>> Allez c’est parti… 😉

Premier chapitre, “Définir le tableau de bord” : ce chapitre vous présente les bonnes conduites, la bonne logique pour réaliser vos tableaux de bord. Par exemple, de présenter vos chiffres de gauche à droite, comment structurer votre classeur Excel (avec un sommaire, une feuille mode d’emploi, des feuilles de données, et des dashboards). Ensuite, comment récupérer les données (soit via des fichiers textes ou des connexions à des bases de données). Et enfin comment et à qui diffuser les tableaux de bord. En fait, il s’agit des éléments de base à disséquer en amont de votre projet pour être sûr, sur un brouillon, d’avoir pris en compte chacune de ses étapes.

“Définir les indicateurs de réussite” : toujours dans la partie analyse de votre projet, et avant toute chose, il va falloir que vous définissiez les indicateurs, les éléments redondants et indispensables qui composeront vos tableaux de bord. Vous apprendrez dans ce chapitre à vous poser les bonnes questions (ordre et pertinence) et surtout comment formuler et présenter ces éléments dans Excel. Grâce à des exemples simples et généraux, vous pourrez facilement vous mettre à la place d’un dirigeant d’entreprise et ainsi analyser les points de découpage de vos données comme définir vos priorités, la fréquence de vos indicateurs… La mise en forme est également importante : grâce à des éléments visuels, tels que des icônes ou des jeux de couleurs, vous allez pouvoir mieux capter l’attention de votre audience sur des données clés et rendre votre présentation plus attractives : un exercice vous est proposé pour manipuler et mieux maîtriser les éléments de mises en forme (bordures, caractères spéciaux, mise en forme conditionnelle, images, zone de dessin…). Les auteurs vous proposent de créer vous mêmes vos jauges, vos feux tricolores et vos compteurs. (Pour ma part, je trouve que cette partie reste complexe à mettre en oeuvre).

Le chapitre 3 concerne “Les Données” : chapitre oh combien important car sans elle pas de reporting 😉 Il s’agit du poumon de vos tableaux de bord donc prenez bien le temps pour les récupérer, les analyser, les formater si besoin et tant que cette partie n’est pas validée, vérifiée et validée n’allez pas plus loin. Première règle de base : “La première ligne doit comporter les titres ou noms de champs… et ne pas avoir le même libellé”. Les auteurs vous donnent les règles pour constituer une source de données fiables, prenez-y bien attention et tenter d’y répondre favorablement au maximum (formatage des données, non fusion de cellules…). Ensuite, ils vous listent les différentes sources de données (CSV, TXT, ACCESS, PDF, XML, WEB) et surtout comment les importer le mieux possible dans Excel pour éviter la moindre intervention de votre part (copier/coller d’informations, suppression de données). Une fois les données importées, vous allez sans doute devoir, malgré tout, effectuer des opérations de conversions car vous avez par exemple dans un seul champ le code postal et le nom de la ville collés : dans cet ouvrage, vous allez comprendre l’intérêt de l’option Convertir d’Excel, les collages spéciaux, le formatage des données tel que le code postal… Vous allez créer une macro pour formater certaines cellules en mode Standard, mais également à maîtriser les fonctions d’Excel de format de texte tels que CNUM, GAUCHE, NBCAR, NOMPROPRE, SUBSTITUTE, TROUVE, DROITE… Autre point, comment le dire sans être violente, très très très pénible dans Excel (ou cccchhhhhiiiiiannnnnttttt à mourir pour les non puristes 😉 il s’agit des dates : jamais dans le bon ou le même format ;( quelques astuces en passant par les fonctions de formatage vous sont proposées. Ensuite, la suppression des doublons, très méconnue, cette option va vous permettre sans y passer deux heures à supprimer des cellules ou des lignes doublées. Enfin, les auteurs vous proposent de découvrir également une option très peu connue, il s’agit du formulaire : cette option reprend les éléments de votre source de données mais vous les présentent dans une fenêtre de saisie…

Le chapitre 4 “Elaboration du tableau de bord” débute par la création du sommaire de votre classeur via des liens hypertexte : cela permet de naviguer soit dans votre classeur, soit dans les fichiers, soit sur des liens Internet. Les auteurs vous proposent de réaliser un tableau de bord ainsi qu’un graphique à partir de données d’un fichier téléchargeable. La fin de ce chapitre vous propose d’optimiser votre sommaire via des images et de la mise en forme conditionnelle : à vrai dire je n’ai pas bien compris ce chapitre, je pensais que nous allions créer des tableaux de bord alors qu’il s’agit principalement de créer un sommaire… bref.

Le chapitre suivant est centré sur la création de tableau de bord comptable et financier : n’étant pas experte sur ce sujet, je laisserai les experts nous indiquer en commentaire sur la pertinence de l’exemple. Vous découvrirez dans cet exemple l’utilisation des fonctions telles que RECHERCHEV, RECHERCHEH, INDEX, INDIRECT, EQUIV, SIERREUR.

Les deux chapitres suivants, le tableau de bord de suivi commercial et sur l’activité logistique sont composés de la même façon : l’objectif du tableau, le résultat final attendu, les tableaux vierges à compléter via des formules Excel. Vous allez dans ces deux exemples renommer des plages de cellules, utiliser les formules NB.SI, NB.SI.ENS, SI, SOMME.SI.ENS, INDEX, EQUIV, MAX la mise en forme conditionnelle avec des barres de données et les jeux d’icones et les sparklines (petits graphiques indiquant la tendance dans une seule cellule). Je trouve ces deux chapitres très intéressants qui s’appuient sur des exemples simples et qui peut concerner n’importe quelle entreprise.

Le chapitre 8 va vous présenter les tableaux croisés dynamiques : à partir d’une source de données fournie dans les fichiers téléchargeables et après deux clics pour créer le tableau croisé, vous pourrez apprendre “à jouer” avec les données en les positionnant soit en lignes, en colonnes, en filtres ou en valeurs. Vous pourrez également ajouter des champs calculés : il s’agit de formule personnalisée que vous allez pouvoir paramétrer par exemple le nombre de facture multiplié par le montant d’une prime. Après cette présentation, les auteurs vous proposent un exemple plus conséquent intégrant sur la même feuille trois tableaux croisés dynamiques : vous allez ajouter les tables croisés, des segments, réaliser des champs calculés, créer des formules externes au tableau.

Un sujet intéressant l’utilisation des heures dans des tableaux : comme vu précédemment, la gestion des dates et des heures est assez difficiles dans Excel, un exemple peut être utile 😉 cet exemple est basé sur les heures travaillées d’une entreprise de création de maisons. Vous utiliserez les fonctions DECALER pour retrouver les bonnes données dans votre source, vous ajouterez des graphiques pour avoir une représentation visuelle sur l’année, vous apprendrez à protéger des cellules ou des feuilles entières.

Le chapitre suivant à pour nom “Optimisation du pilotage et impression” : vous allez, grâce à l’onglet Développeur d’Excel, à utiliser des contrôles tels que les boutons, les toupies, les cases d’options, les zones de groupe, les listes déroulantes… Ces contrôles vont permettre de rendre vos tableaux de bord interactifs, et rendre, pour l’utilisateur, leur manipulation et paramétrage plus simples. Les auteurs vous aiguillent également dans le paramétrage des outils avant impression pour vous assurer qu’entre les tableaux présents sur votre écran seront imprimables facilement sur un format A4.

L’avant dernier chapitre vous présente “Power Pivot” : thème déjà bien analysé dans un livre précédemment présenté (Business Intelligence simple et efficace avec Excel et Power Pivot), les auteurs souhaitent vous présenter rapidement tout l’intérêt d’utiliser cette fonctionnalité. A partir d’une base Access, vous allez pouvoir créer le schéma de données, importer les données dans Excel et créer un tableau croisé dynamique. L’exemple est simple et rapide à réaliser : pour une première prise en main de Power Pivot, c’est efficace.

Le chapitre 12, dernier chapitre de cet ouvrage, vous propose d’automatiser la collecte des données via des Macros. Vous allez enregistrer une macro avec l’enregistreur, ajouter une macro dans la barre Accès rapide. Vous allez également créer une macro de toute pièce avec une boucle Si et une autre pour avoir la liste des fichiers d’un dossier actif. Une troisième pour séparer le nom du prénom lorsque ces données sont dans la même cellule et une quatrième macro pour réaliser un tri et enfin une dernière pour envoyer un mail via Outlook avec un tableau en pièce jointe. Plusieurs exemples qui vont vous permettre d’avoir un premier aperçu de la puissance et de l’intérêt du code VBA : je vous invite à lire un ouvrage plus complet sur ce sujet, si cela vous intéresse : Excel Macros et programmation en VBA.

EN RESUME, 

En créant un compte sur le site de l’ENI, et en indiquant le code indiqué en fin d’ouvrage, vous pourrez avoir accès au livre au format numérique ainsi qu’à une vidéo complète et bien réalisé sur la création d’un tableau de bord pour mesurer la performance commerciale : étant une grande adepte des vidéos, je trouve cela vraiment bien de proposer un support visuel aux utilisateurs qui peuvent en parallèle de la vidéo reproduire l’exemple.

En conclusion, j’ai trouvé cet ouvrage un peu long et n’ai pas trouvé certains chapitres très intéressants tels que les chapitres 1 et 2 et le chapitre 4 (presque 40 pages pour réaliser des sommaires via des liens hypertextes…). Trop théoriques je n’ai pas bien compris leur intérêt ni le nombre de pages qui leur ont été consacrés. J’ai par contre beaucoup apprécié les exemples, simples et précis sur les sujets des tableaux croisés dynamiques, Power Pivot et Macros. Le chapitre sur les données m’a semblé être très complets et pertinents sur l’importance de leurs formats.

31,95€ me semble être un prix trop excessif. Nous avons en plus de l’ouvrage papier, des fichiers téléchargeables (en général maintenant dans presque tous les ouvrages sur Excel), le livre au format numérique et une vidéo mais il est environ 10€ plus cher que ces concurrents. Même si le contenu me semble être intéressant, il me semble que le rapport qualité prix n’y est pas.