Les listes déroulantes permettent de formater les données et d’imposer à l’utilisateur de sélectionner une valeur parmi plusieurs autres. On se retrouve très souvent avec des listings imposants de valeurs et on s’aperçoit que nous (ou les utilisateurs en général) avons saisit des données de multiples façons : par exemple, le nom d’un pays en minuscule puis en majuscule, avec un espace, avec une faute d’orthographe. Et lorsque nous souhaitons filtrer les informations sur cette colonne, on s’aperçoit vite qu’avant de travailler sur nos données une mise à jour de la base s’impose.

C’est pourquoi, il faut prendre le problème à l’envers : au lieu de passer beaucoup de temps à RE formater les données, attelons-nous de le faire en amont. Si nous laissons l’utilisateur saisir ce qu’il souhaite, avec le format qu’il souhaite et surtout la possibilité qu’il ne saisisse pas les bonnes données, on peut lui faire confiance…. Il va nous faire perdre beaucoup de temps.

Les listes déroulantes sont là pour ça : dans l’exemple ci-dessous, je vais vous montrer comment en quelques clics, vous allez pouvoir proposer à vos utilisateurs des listes préformatées. Il n’aura plus la possibilité de saisir n’importe quoi, c’est vous qui devenez le maître du jeu 😉

Prenons l’exemple suivant : vous souhaitez qu’un utilisateur saisisse ces notes de frais dans un fichier excel

 

Dans cet exercice, vous souhaitez que l’utilisateur choisisse dans une liste un type de note ainsi qu’un client.

Pour cela, nous allons tout d’abord créer nos listes de données

Dans une seconde feuille vous allez créer vos deux listes de données (Type de note et Client). Et pour rendre ces listes dynamiques, c’est à dire que si vous souhaitez ajouter ou supprimer des données, votre liste déroulante se mettra automatiquement à jour, nous allons renommer la plage de cellule comme ci-après :

Une fois ces listes de données créées, nous allons à présent créer nos listes déroulantes.

Tout d’abord, sélectionnez dans votre feuille note de frais, la première ligne de votre liste déroulante (ici, B4), puis cliquez dans le bandeau Excel sur l’onglet Données puis sur Validation des données.

Une fenêtre de paramètres s’affiche, et dans l’onglet Options, dans la liste Autoriser, choisissez Liste. Saisissez le nom de votre liste Liste_Type_Note.

Et voilà votre liste est créée. Les utilisateurs n’auront plus qu’à sélectionner l’information dans la liste et non plus à saisir la donnée, comme vu ci-dessus, cela évitera des saisies anarchiques différentes à chaque fois.

De plus le fait d’avoir nommé notre liste, vous allez pouvoir ajouter des données à votre liste et elle se mettra automatiquement à jour sans être obligé de mettre à jour la source.

A vous de testez, faites la même manipulation pour les clients… 😉

J’espère vous avoir fait découvrir une fonctionnalité avec toutes ces subtilités.

Je vous invite à Liker et la partager pour en faire profiter un maximum de NéoXelofite 😉

Vous pouvez également parcourir les autres articles du blog et notamment les 10 fonctions d’Excel à connaître.

 

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