Formules et fonctions pour Excel pour les nuls – Ken Bluttman

La présentation : un livre bien épais et une présentation simple sobre.

La qualité du papier : papier épais.

Le poids de l’ouvrage : très lourd;).

Couleur ou noir et blanc : noir et blanc 😉

Les images : une nouvelle fois trop peu nombreuses

Thèmes abordés sont les suivants : 

Dans la première partie, l’auteur nous fait une brève présentation d’Excel sur la partie saisie des formules, onglet, plages de cellules, obtenir de l’aide dans la création des formules… Bref, un rappel pour être sûr que tous les lecteurs de ce livre partent avec les mêmes bases sur la création, la modification, la correction des formules et fonctions d’Excel. A noter dans ce chapitre, l’explication entre les valeurs relative, absolue et mixte : notions très importantes, peu connues et/ou peu utilisées mais si importantes. Pour rappel, la valeur relative correspond à l’adresse A1 par exemple, la valeur absolue est $A$1, et les valeurs mixtes $A1 pour garder la lettre de la colonne et A$1 pour garder le numéro de la ligne. On y voit également les règles de priorités des opérations arithmétiques ainsi que les différents messages d’erreurs (j’ai réalisé une fiche technique sur ce point, n’hésitez pas à vous abonner pour que je vous la transmette). Ce que je commence à apprécier dès les premières pages, c’est la composition des différentes points : une définition, des exemples, du texte plus précis et un exemple à réaliser… Les exemples sont simples et rapides, parfaits pour mettre en pratique ce que l’auteur vient de nous expliquer : bon point pour cet ouvrage. Bref, bref, une présentation des formules Excel de base. Alors maintenant que tout le monde est à niveau passons à la seconde partie.

Dont le sujet est “Gagner du temps avec les fonctions”, c’est parfait, c’est ce que nous attendons tous… 😉 L’auteur nous liste dans un premier temps les différentes familles de fonctions puis comment appliquer une plage nommée dans une fonction avec toujours des exercices super simples pour mettre en pratique (j’adore 😉 L’auteur nous indique les trois méthodes pour saisir une formule soit en saisie libre directement dans la cellule, soit dans la barre de formule soit en passant par l’assistant des fonctions… Jusqu’ici nous sommes d’accord. Le chapitre 3 de la seconde partie a pour titre “Les secrets de la matrice” : il s’agit de fonctions que nous pouvons optimiser en réduisant le nombre d’arguments pour réaliser le même traitement. Prenons un exemple, mettons que vous ayez une source de données avec un prix et une quantité et que vous souhaitiez avoir en ligne la multiplication et tout en base la somme de ces valeurs (genre un devis). Et bien si la seule information qui vous intéresse est le total général, vous pouvez saisir dans une cellule “=SOMME(A1 : A4 * C1 : C4)” puis cliquez sur les touches Ctrl + Maj + Entrée : des accolades vont apparaître en début et en fin de formule et le calcul se fera. Excel fait le calcul de multiplication des plages puis la somme. Pour ma part, je n’en utilise jamais mais il est tout de même intéressant de connaître leur existence, leur utilisation et leur intérêt : chapitre à lire pour les intéressés et les curieux. Le chapitre suivant va vous aider à repérer les erreurs qui peuvent être présentes dans vos formules (les références circulaires, les liaisons rompues…) Pour cela Excel met à votre disposition des outils pour vous aider à la corriger comme le vérificateur de formule, l’audit des formules ou encore la fenêtre Espion. Pour ma part, ce chapitre ne m’apporte pas beaucoup de nouvelles informations ou tout du moins utiles dans mon quotidien mais la suite semble être plus prometteuse.

La partie suivante s’intitule “Des sous et des chiffres”, bien, ça m’intéresse (et vous aussi je n’en doute pas). Après avoir vérifier les paramètres d’Excel sur les formats monétaires et de séparateurs de milliers l’auteur vous propose de réaliser des formules sur le vaste sujet des emprunts. Avant de commencer, n’étant pas tous des experts banquiers, il nous donne rapidement les différentes définitions des termes abordés dans ce chapitre tels que le capital, les taux d’intérêt, les versements… et c’est partie ! L’auteur nous présente la fonction VPM : fonction qui à partir du capital, du taux d’intérêt et du nombre de versements vous donnera les mensualités. Avec la fonction INTPER vous donnera les intérêts perçus au cours de la période. Vous apprendrez également à utiliser la fonction PRINCPER qui indiquera le remboursement du capital au cours de la période… Je ne vais pas vous donner toute la liste de toutes les fonctions qu’ils nous fait découvrir mais je pense que, si le sujet vous intéresse, et grâce aux exercices pratiques proposés, vous pourrez ainsi réaliser votre propre tableau d’emprunt détaillé. Un autre exercice consistera a évaluer l’appréciation et la dépréciation d’un bien en utilisant des fonctions telles que VC, SYD, DDB, DB, TRI… Si ces deux sujets vous intéressent, alors n’hésitez pas car ce chapitre est très détaillé. C’est vraiment de cette manière que je perçois l’apprentissage d’Excel : de la théorie et de vrais exemples pratiques sur des sujets qui peuvent vraiment vous intéresser.

Le chapitre suivant revient sur les fonctions mathématiques élémentaires (on aurait peut être pu commencer par là) : l’auteur vous détaille les nuances des fonctions ARRONDI, ARRONDI.SUP, ARRONDI.INF, ENT, TRONQUE, SIGNE, ABS… ce chapitre est très intéressant car il est important de maîtriser la valeur précise que vous attendez et un formatage de base de la donnée vous évitera de passer des heures à rechercher quelques centimes 😉

Le chapitre suivant vous présente des fonctions intéressantes mais moins utiles je pense dans votre quotidien, telles que la génération de nombre aléatoire avec la fonction ALEA, entre bornes avec ALEA.ENTRE.BORNES, PI pour la circonférence et le diamètres, la puissance, la fonction MOD pour déterminer si un nombre est pair ou impair, les Sinus, Cosinus et Tangente. Le chapitre 9 poursuit avec les fonctions statistiques Moyenne, Médiane, Mode, la Variance, les écarts types et moyens, les courbes statistiques, les centiles, les rangs, … Bon chapitres à creuser pour les initier (et les matheux 😉

Les chapitres 10 et 11 poursuivent la liste des fonctions mises à votre disposition pour faire des tests, prédictions et probabilités telles que TEST, LOI.STUDENT, LOI.KHIDEUX, PENTE, ORDONNEE, ORIGINE, TENDANCE, CROISSANCE, LOI.NORMALE, LOI.POISSON… bon bref, toute une liste de fonctions qu’il vaut mieux bien comprendre en achetant cet ouvrage : pour ma part, je n’ai jamais eu, encore, l’occasion d’utiliser ces fonctions. Après chaque métier est différente et si vous travaillez dans un poste dans lequel vous devez réaliser des probabilités, des statistiques poussées alors ce livre est fait pour vous 😉

La quatrième partie est quand à elle, il me semble, plus utile dans un quotidien standard car l’auteur liste les fonctions pour gérer les dates (trouver le mois MOIS, l’année ANNEE, le numéro de semaine NO.SEMAINE, le jour de la semaine JOURSEM, comparer deux dates DATEDIF et avoir le nombre de jours, de mois, d’année les séparant, le nombre de jours ouvrés NB.JOURS.OUVRES, extraire les heures, minutes et secondes avec les fonctions HEURE, MINUTE, SECONDE. L’auteur vous propose même un petit exercice pour trouver le nombre de d’heures écoulé entre deux dates.

Ensuite les fonctions de recherches et fonctions logiques, très très importantes. Les SI imbriqués (toujours difficiles à gérer mais avec de la patience et une bonne lecture, on y arrive ;), les fonctions ET et OU, la fonction ADRESSE (vous renverra l’adresse de la cellule en indiquant un numéro de ligne et un numéro de colonne), LIGNES, LIGNE, COLONNES, COLONNE (la différence est qu’au singulier la fonction vous donnera la ligne ou la colonne de l’adresse que vous aurez passer un paramètres alors qu’au pluriel la fonction vous donnera le nombre de lignes de votre plage nommée), DECALER (vous donnera le contenu de la cellule mise en paramètres avec un décalage de ligne et de colonne indiquées également en paramètres), les fameuses RECHERCHEV ET RECHERCHEH super méga importantes elles font parties des 10 fonctions les plus importantes que je vous propose dans mes fiches techniques)…

Le chapitre 15 vous donne les fonctions intéressantes sur les fonctionnalités d’une cellule avec la fonction CELLULE et savoir si elle est protégée ou non, l’alignement qu’elle a, le format, sa largeur… Vous allez également récupérer beaucoup d’informations sur le paramétrage d’Excel avec la fonction INFORMATIONS comme le nombre de feuilles du classeurs, le chemin du classeur, le numéro de la version d’Excel, ou encore la version du système d’exploitation. Avec les fonctions EST. et IMPAIR, ERR, NUM, TEXTE… vous allez pouvoir savoir si la cellule passée en paramètres renvoie une erreur, est une valeur paire ou impaire, est une valeur texte ou numérique… elle renverra TRUE pour oui et FALSE pour non.

Ensuite un chapitre sur les fonctions textes : les plus courantes GAUCHE, DROITE, STXT vont vous donner le texte que vous souhaitez en ajoutant un (ou deux) paramètres de longueurs. Par exemple, la cellule A1 contient “BONJOUR” alors =DROITE(A1;2) renverra “UR”, =GAUCHE(A1;3) renverra “BON” et =STXT(A1;2;3) renverra “ONJ” (car il commence la segmentation du texte au deuxième caractère et prend trois caractères). NBCAR vous donnera le nombre de caractères de la cellule passée en paramètres (dans notre exemple =NBCAR(A1) renverra 7. La fonction TEXTE également très intéressante vous donnera la possibilité de formater du texte dans le format désiré (par exemple la cellule A2 contient la valeur “01/01/2019″ si vous saisissez =TEXTE(A2;”mmmm”) cela renverra “JANVIER”. Ah une fonction que je ne connaissais pas REPT elle permet de répéter du texte autant de fois que l’on souhaite (l’auteur nous propose l’exemple suivant =REPT(“<>”;25) et cela répète 25 fois le texte pour faire une séparation entre deux textes. La fonction REMPLACER est très intéressante également permet de remplacer le texte d’une cellule en donnant le début de la chaine et la fin avec le texte à mettre à la place (prenons l’exemple suivant, dans la cellule A3 vous avez le texte “Merci de contacter Sylvie lundi prochain” et bien si vous saisissez =REMPLACER(A3;20;6;”Sophie”) et bien “Merci de contacter Sophie lundi prochain” s’affichera… pas mal 😉 On a également SUBSTITUE permettant de remplacer une valeur par une autre lorsque vous ne connaissez pas la position du texte à remplacer. L’auteur n’omet pas non plus les fonctions MAJUSCULE et MINUSCULE. La fonction CHERCHE également peut servir dans bien des cas (par exemple mettons avoir le texte “Excel 2019” dans une cellule et bien si on saisit =CHERCHE(“x”;A4) alors le retour donne 2 car le texte demandé se trouve en deuxième position.

Le dernier chapitre de cette partie contient les fonctions BD permettant de réaliser des sommes, des si, des moyennes, des nb,  sur des sources de données formatées comme des bases de données c’est à dire avec une colonne un type de données : par exemple, une colonne vendeur, une colonne mois, une colonne montant. Grâce à ces fonctions et aux différents paramètres, vous pourrez plus simplement interroger les données. (Intéressant je ne connaissais pas, et pourtant, toutes mes sources de données sont formatées ainsi… à étudier pour moi 😉

Nous arrivons à la cinquième et dernière partie de cet ouvrage “Les 10 commandements” : je ne vais pas vous en dire plus car il s’agit des recommandations de l’auteur, ce qu’il faut, selon lui, vraiment retenir… Je vous laisse le suspens et si ce que je viens de lister jusqu’ici vous plaît ce dernière chapitre n’en sera qu’un récapitulatif très précieux 😉

EN RESUME, 

Et bien en résumé, j’aime vraiment bien cet ouvrage même si une bonne partie des fonctions de probabilités ne me sont pas très utiles (pour l’instant 😉 j’ai beaucoup aimé sa structure, ses exemples, ses détails. Un livre vraiment à acheter si votre quotidien se résume à récupérer des données de sources diverses et variées, pas toujours bien formatée, à rechercher des données, à traiter des données puis à les exploiter et à en tirer des statistiques. Alors n’hésitez pas, ce livre sera une bible pour vous.

23 € pour une mine d’information, cela vaut vraiment le coût : même mois qui travaille depuis plus de 15 ans sur le sujet je pense que ce livre recense les fonctions de bases à connaître absolument, les fonctions de formatage de dates et de textes, les fonctions de recherche et de traitement, les fonctions systèmes et de cellules et la cerise sur le gâteau (peut être pas pour tout le monde) les statistiques… 😉