Je fais depuis plusieurs années des formations Excel et LA fonctionnalité que tout le monde aimerait avoir dans Excel existe déjà : Supprimer les doublons.
Je le vois dans les yeux de mes formés qui disent : “Ah ça existe déjà en deux clics et en 1,2343 secondes, bon ba ok”. Le temps que vous perdez à trier puis à supprimer les lignes identiques est révolu, cette option va révolutionner votre vie.
Prenons l’exemple suivant : vous avez une base de données avec des lignes et des valeurs doublées.
Cette source de données est une mine d’or mais il existe des doublons : mais qu’appelez-vous des doublons?
Des lignes ayant les mêmes informations : dans cet exemple nous pouvons avoir des doublons de NOM, de NOM ET PRENOM, ou de NOM, PRENOM et SOCIETE.
Il faudra donc dans un premier temps bien définir ce que vous souhaitez.
– Avoir le nombre de Nom différents
– Avoir le nombre de Nom et prénom différents
– Avoir le nombre de Nom, Prénom et Société différents
Et là est la question…
Peu de gens connaissent cette fonctionnalité qui vous fera gagner du temps, de l’énergie et économisera votre réserve de patience.
Ce jeu de test ne comporte que 37 lignes, mais imaginez cette opération sur 100, 1000 ou 10 000 lignes.
Alors Arrêtons là le suspens 😉
Tout d’abord, positionnez où vous le souhaitez sur votre source de données (Excel sélectionnera alors la source de données Lignes et Colonnes).
Dans l’onglet “Données” d’excel, puis dans le sous-menu “Outils de données”, vous avez ce bouton magique “Supprimer les doublons”.
Voilà, Excel a bien sélectionné toutes vos lignes et colonnes et vous demande à présent de supprimer les doublons : il vous propose des cases à cocher correspondantes à vos en-têtes de colonne.
Maintenant c’est à vous de jouer,
Si vous ne cochez que l’information NOM, Excel supprimera tous les doublons dont la clé unique est le nom : il affichera le premier nom qu’il trouvera ainsi que le premier prénom et la première société sans distinction tant que le nom est différent.
Si vous cochez les cases NOM et PRENOM Excel ne prendra donc pas en compte les données dans Société et ne vous affichera que les Nom et prénom distinctes : Excel affichera le premier nom et prénom trouvé sans se préoccuper du nom de société.
Si vous cocher les trois cases NOM, PRENOM et SOCIETE, Excel supprimera tous les doublons lorsque les données Nom/Prénom/Société sont différentes. Excel vous ramènera toutes les données uniques sur ces trois colonnes, chaque donnée est importante.
J’espère vous avoir fait découvrir une fonctionnalité avec toutes ces subtilités.
Je vous invite à Liker et la partager pour en faire profiter un maximum de NéoXelofite 😉
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